E-mail nummer 1 belemmering voor effectief werken
De grootste belemmering voor effectief en productief werken is volgens mij nog steeds: de e-mail.
Waarbij de social media op een 2e plaats komen, hier en daar zelfs een gedeelde 1e plaats. De social media hebben een vrijblijvender karakter dan e-mail. Immers het principe van social media is dat je berichten plaatst op een platform, waar anderen op kunnen reageren. Je neemt zelf het initiatief om naar dat platform te gaan.
E-mail berichten worden naar jou gestuurd en ontvang je in je mailbox. Of ze aan één persoon verstuurd zijn of als groepsbericht: ze komen toch één op één bij ons in de mailbox.
Dat levert een ander gevoel op. Bij e-mail hebben we meer het gevoel dat we er iets mee moeten. We willen of kunnen daar op dat moment de tijd niet voor nemen en dan laten we het bericht staan. We zetten het weer terug op ongelezen. Daar schieten we niets mee op. Dat werkt ineffectiviteit in de hand. Ik betrap mezelf daar zo nu en dan ook weer op. Dan daalt mijn effectiviteit meteen. Het enige wat dan helpt is:
Tip: doe ’s ochtends eerst een belangrijke taak, waar je veel concentratie voor nodig hebt. Vervolgens trek je een half uur uit voor je e-mail. Je zet de e-mail weer uit. Je gaat aan het werk. Aan het eind van de dag kijk je pas weer. Dan werk je er weer een half uur aan. Dan hou je werktijd over.
Wat zijn jouw ervaringen met je inbox? Laat het ons weten via een reactie.
3 Reacties op “E-mail nummer 1 belemmering voor effectief werken”
Door Tony Verheij op 2 december 2011 om 18:13
Goede tip Fokje!
Ik weet dat ik het zo zou moeten doen, email kan vreselijk afleiden.
Toch ben ik bang dat ik business mis als ik niet snel genoeg reageer, daarom heb ik het tot nu toe niet gedaan.
Ik ben wel begonnen met het werken in blokken, een uur lang geen telefoon, geen mail en dat is uiterst effectief.
Dan kom je eindelijk toe aan de dingen die je al veel eerder had moeten doen maar niet hebt gedaan omdat je telkens uit je werk wordt gehaald.
Maar als ik in de auto zit, heb ik mijn iPhones geklemd IN mijn stuur en de iPad op de bijrijdersstoel en dan heb ik tijd zat!
Er komt denk ik een tijd dat er iemand voor mij gaat filteren, ik heb al personeel bij Heso die taken van mij overneemt, dat gaat nog veel meer worden!
Veel mail dat binnenkomt voor Heso behandel ik al niet meer, offertes, aanvragen etc. gaat al buiten mij om.
Het helpt wel als je belachelijk goed personeel hebt
Het afmelden op allerlei informatie waar je niets mee doet, werkt ook verlagend op je energie!
Het feit dat je weet dat je er niets mee doet, zorgt voor een conflict met jezelf omdat je het eigenlijk wel lezen wilt.
Dan is het beter om je af te melden en je weer aan te melden op het moment dat je er tijd voor hebt.
Vaak zijn nieuwsbrieven en blogs ook wel terug te lezen.
We gaan voor meer effectiviteit en efficiency!
Tony Verheij
Door Greet Damhoff op 7 december 2011 om 15:42
Prima tip, Fokje!
Mag ik er één aan toevoegen die ik vond op http://bit.ly/rBDqz6.
Op drie vaste momenten van de dag (morgen-middag-avond) je mailbox bekijken. De ontvangen e-mails in vier rubrieken verdelen:
- reageren = meteen doen
- weten = archiveren in de daarvoor bestemde map
- lezen = in leesmap plaatsen en 1x per week doornemen
- weggooien = overbodige ballasst, reclame etc.
Je kunt je mappen ook structureren. Bij zowel ingezonden als verzonden berichten kun je op onderwerp, op naam, op actie indelen.
Je kunt ook submappen aanmaken en deze zo indelen.
Handig is ook om voor de naam van een map een cijfer te zetten om prioriteit aan te geven. Mappen worden anders op alfabetische volgorde gezet; dat kan lastiger zoeken zijn.
En een filter instellen kan helpen waardoor bepaalde e-mails rechtstreeks in een bepaalde map komen.
Het lukt nog niet altijd, ik moet er echt even aan denken, maar het wordt langzamerhand wel overzichtelijker.
Succes!
Door Eva | effectief op 5 januari 2012 om 09:41
Om effectief met e-mails om te springen is het goed een vast uur te nemen om ze te openen. Kies daarvoor het tijdstip dat je het minst effectief bezig bent (kort na de lunch). Selecteren dan zoals boven reeds gemeld, en zo doe ik dat ook met de klassieke post: reageren, weten, lezen en droppen. Als je “lezen” voor de derde keer terug opent, zonder te lezen, droppen. Om te reageren maak je speciaal tijd. Pas onmiddellijk antwoorden als het echt dringend is. Dan blijf je effectief bezig en ben je niet de slaaf van je e-mails.